Tin chuyên ngành

10 bước chuẩn bị cho cuộc khủng hoảng truyền thông

28/05/2015 16:54

Trong thế giới của các doanh nghiệp, một cuộc khủng hoảng luôn là yếu tố khó lường . Các công ty thường sẽ trở nên dễ bị tổn thương bởi lỗi của nhân viên, sự từ chức đột ngột của CEO, hay các thảm họa tự nhiên . Mỗi tổ chức, mỗi một doanh nghiệp cần phải sẵn sàng để kiểm soảt cuộc khủng hoảng một cách tốt nhất.

     Tại Virgil Scudder & Associates , chúng tôi đã học được rằng công thức để xử lý thành công 1 cuộc khủng hoảng gồm 60 phần trăm chuẩn bị và thực thi 40 phần trăm .

Để xử lý tốt nhất những phần đầu tiên hay chính là khâu chuẩn bị, chúng ta hãy cùng tìm hiểu 10 bước mà bạn cần phải thực hiện ngay bây giờ :

 1. Xác định các cuộc khủng hoảng tiềm năng . Nghiên cứu những gì đã xảy ra với các công ty khác, cả bên trong và bên ngoài ngành công nghiệp của bạn. Sau đó, hãy hỏi những người chủ chốt trong tổ chức của bạn để xác định các lĩnh vực hay quy trình hoạt động dễ bị tổn thương nhất.

2. Phân tích tình trạng sẵn sàng của công ty. Đây là các dạng câu hỏi mà chúng ta cần hỏi. Công ty đã có một kế hoạch chuẩn bị cho khủng hoảng hay chưa? Nhân viên chủ chốt có nắm bắt được thông tin liên quan đến kế hoạch mới nhất? Các thông tin đã được cập nhật và phù hợp, hay chỉ là thông tin thuộc dạng nông, sơ sài? - Đội ngũ nào sẽ ở những điểm nóng- ban quản lý,, chuyên viên, tư pháp, HR và quan hệ công chúng? Họ có được chuẩn bị và đầy đủ kiến thức về các chính sách của công ty và các thủ tục liên quan? 

3. Hãy kiểm tra sự sẵn sàng của khủng hoảng đội "Bull's-eye". Họ hoạt động hiệu quả với tin tức truyền thông? Họ có kinh nghiệm trong các tình huống khủng hoảng hoặc khủng hoảng kép? Họ có biết vai trò của họ? Họ quen với cuộc khủng hoảng trong công ty như về nguồn lực, chính sách và các quy trình? 

 

4. Nghiên cứu dữ liệu về các khủng hoảng công ty đã trải qua. Những cuộc khủng hoảng trước đây mà công ty đã trải qua và kết quả? Công ty có một tiểu sử liên quan đến các vụ vi phạm luật pháp, đặc biệt là những vấn đề như trách nhiệm môi trường, và an toàn? Những thông tin như thế luôn xuất hiện ra trong lúc khủng hoảng, vì vậy bạn cần phải sẵn sàng để giải quyết những vấn đề khi điều này xảy ra. 

5. Xây dựng hình ảnh lãnh đạo. Bất cứ công ty trong cơn khủng hoảng thường khởi đầu với một lợi thế nếu mọi người biết và tôn trọng các lãnh đạo. Giám đốc điều hành và quản lý hàng đầu khác nên thỉnh thoảng xuất hiện trên các phương tiện truyền thông và ở các sự kiện "tin tốt", chẳng hạn như các bài thông cáo của công ty về quyên góp từ thiện. 

6. Hãy kiểm tra lại hiện trạng các công cụ truyền thông xã hội của công ty. Hãy xem xét những điều sau đây: Cô có những công cụ và đội ngũ để theo dõi và quản trị các trang mạng xã hội như Facebook, YouTube, Blog và Twitter? Công ty có thể phản ứng nhanh những thông tin sai lệch, lời buộc tội và các vấn đề khác? Là quản lý của bạn nhận thức được các tác động của các phương tiện truyền thông mới? 

7. Kiểm tra và tăng cường các mối quan hệ chủ chốt. Các mối quan hệ bao gồm địa phương và phương tiện truyền thông quốc gia, các quan chức chính phủ, nhân viên và những người có khả năng gây ảnh hưởng trong cộng đồng. Chẳng hạn, BP thiếu các mối quan hệ tích cực để giải quyết vụ tràn dầu ở vịnh Mexico làm tổn thương đến thương hiệu công ty. Hiện nay, BP phải chi hàng triệu đô la cho những chiến dịch quảng cáo như một nỗ lực để cải thiện hình ảnh của hãng sản xuất nhiên liệu từ Anh tại đây. 

8. Kế hoạch về khóa huấn luyện phương tiện truyền thông. Bất cứ lãnh đạo nào cũng nên biết hiệu quả của một cuộc phỏng vấn thành công trên các phương tiện truyền thông. Những người không được huấn luyện về ứng phó với truyền thông nên xem xét một khoá đào tạo về truyền thông ngay khi có cơ hội. Những người không tham gia bất kì khoá học nào gần đây nên nghĩ về một khoá học để làm mới kiến thức của mình.
9. Chương trình mô phỏng sẵn sàng cho khủng hoảng. Các chương trình rất có lợi, theo nhiều cách, không chỉ nâng cao sự sẵn sàng cho khủng hoảng. Những chương trình này giúp phát hiện ra lỗ hổng trong các kế hoạch khủng hoảng hiện có, xác định những phẩm chất lãnh đạo và nâng cao nhận thức của mọi người
10. Cập nhật/ thảo kế hoạch ứng phó khủng hoảng, lập tên nhóm giải quyết khủng hoảng. Đội này nên họp trực tiếp hoặc bằng hệ thống họp trực tuyến ít nhất 3 tháng 1 lần, để đánh giá các chương trình và xem xét các thay đổi trong thủ tục, nhiệm vụ hay nguồn lực.
Công ty chỉ có thể biết được khả năng ứng phó khủng hoảng khi 1 cuộc khủng hoảng ập đến. Nhưng 10 biện pháp trên sẽ giúp công ty chuẩn bị tốt hơn cho ngày đó.
 

Đôi dòng về tác giả: Ken Scudder, đồng tác giả của " truyền thông đẳng cấp thế giới" là giám đốc truyền thông cho nghị sĩ Mike Honda của California. Năm 2014, ông thành công với giải pháp chiến thuật PR trước thời hạn chót của họ.  

 

                           Theo ""Be prepared: 10 steps to take now for crisis readiness" - Minh Vũ



Share |

Hỗ trợ trực tuyến

BÌNH CHỌN

  • Bạn quan tâm đến khóa học nào của chúng tôi?

  • PR cơ bản ngắn hạn

  • PR chuyên sâu ngắn hạn

  • Đại học chuyên ngành PR

  • Đại học PR, quảng cáo, truyền thông chương trình quốc tế của Đại học Middlesex tại Học viện BCTT

  • Cao học PR

  • Đại học chuyên ngành quảng cáo- Marketing

  •